Como organizar a agenda de um studio com várias profissionais

O primeiro passo é separar. Cada profissional precisa ter a própria agenda, com os próprios horários de atendimento, folgas e serviços. Uma agenda única para todo mundo obriga alguém a lembrar quem faz o quê e quando, e é aí que nascem os encaixes errados.

Separar não significa perder a visão do todo. Quem administra o studio precisa ver todas as agendas lado a lado, para entender a ocupação do dia e encaixar uma cliente com quem estiver livre.

Na Dorinha, a agenda de equipe funciona assim: cada profissional tem a sua agenda no mesmo estabelecimento, e no computador a semana mostra uma faixa por profissional.

Grande parte dos atrasos vem de serviços cadastrados com tempo errado. Se uma escova leva mais do que o previsto, todas as clientes seguintes daquela profissional atrasam.

• cadastre cada serviço com o tempo real, não o tempo ideal;
• se profissionais diferentes levam tempos diferentes para o mesmo serviço, combine um tempo que funcione para todas ou ajuste a agenda de cada uma;
• revise as durações de tempos em tempos, principalmente quando entrar uma profissional nova.

Combine quem marca, remarca e cancela. Sem isso, duas pessoas mexem no mesmo horário e ninguém sabe quem confirmou o quê.

Um arranjo comum: cada profissional cuida da própria agenda, e a dona ou a recepção pode mexer em todas. Na Dorinha, é exatamente essa a regra: só a dona gerencia a equipe e pode agendar, remarcar ou cancelar na agenda de qualquer profissional, enquanto cada profissional cuida da sua.

Muitas clientes são fiéis a uma profissional específica. Se o agendamento passa sempre por uma pessoa da recepção, ela precisa perguntar a preferência toda vez e ainda conferir a agenda certa.

Com um link de agendamento do studio, a própria cliente escolhe a profissional e vê os horários livres dela. Isso tira trabalho da recepção e evita marcar a cliente com quem ela não queria. Para divulgar esse link, veja o guia link de agendamento no Instagram e no WhatsApp.

Quem recebe as clientes precisa responder rápido a três perguntas: quem está atendendo agora, quem chega a seguir e quem está livre para um encaixe. Se para isso for preciso abrir agenda por agenda, a fila na recepção cresce.

Um tablet no balcão com a agenda do dia resolve boa parte disso. Na Dorinha, o layout de tablet foi pensado para a recepção: mostra quem está atendendo, quem vem a seguir e quem está livre.

• folgas e férias entram na agenda com antecedência, não no dia;
• encaixe só com a confirmação da profissional que vai atender;
• a regra de cancelamento e de sinal é a mesma para todas as profissionais, para a cliente não receber respostas diferentes;
• cliente nova é cadastrada com nome e WhatsApp completos, para os lembretes chegarem;
• toda mudança de horário fica registrada na agenda, nunca só na conversa.

Num studio, cada profissional costuma lembrar as próprias clientes do jeito dela, ou não lembrar. O resultado é que algumas clientes recebem lembrete e outras não, e as faltas se concentram em quem esquece de mandar.

Automatizar o lembrete deixa todas as clientes do studio com a mesma experiência. Na Dorinha, os lembretes no WhatsApp saem sozinhos para todos os agendamentos. Para outras ideias, leia como reduzir faltas de clientes.

1. Cadastre os serviços com a duração real.
2. Crie a agenda de cada profissional, com horários e folgas.
3. Combine quem pode mexer em qual agenda.
4. Passe os agendamentos futuros do caderno ou da planilha para a agenda nova.
5. Divulgue o link do studio para as clientes.

Na Dorinha, a dona convida cada profissional pelo e-mail, e cada profissional além da incluída no plano é contratada à parte. Para montar a agenda do seu studio, teste a Dorinha por 7 dias grátis, sem cartão de crédito.